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Perché gestire i tuoi lead con HubSpot può fare la differenza?

La gestione dei lead è una delle maggiori criticità per le aziende: una volta implementata la miglior strategia di lead generation, come gestire ed estrarre valore dal flusso continuo di dati che alimenta il database aziendale? Troppo spesso i lead vengono abbandonati all’interno del DB. L’utilizzo di un CRM relazionale come HubSpot permette la profilazione della customer base a beneficio dei processi di marketing, sales e customer service. In questo post proviamo a scendere nei dettagli e spiegarvi cosa può fare per voi uno strumento evoluto come HubSpot.

Da sempre i nostri clienti esprimono l’esigenza di far arrivare il “messaggio giusto, alla persona giusta, nel momento giusto” per stabilire una relazione continuativa e soprattutto profittevole con il proprio pubblico, posizionarsi come interlocutore di riferimento e generare valore per tutti i team aziendali coinvolti nella customer experience. Ma questa comunicazione iper profilata, capace di raggiungere ogni contatto su ogni touchpoint, parte necessariamente da una conoscenza approfondita del proprio database, una ricchezza che le aziende hanno in casa ma che non riescono a sfruttare in modo proficuo.

“Le aziende nostre clienti hanno spesso un ricco database costruito nel tempo grazie a differenti campagne di lead generation, un elenco anche lungo di nominativi di cui non sanno però cosa farsene”. 
Graziano Greco- CEO Rhei 

Di seguito percorriamo le fasi indispensabili per trasformare il proprio DB di contatti destrutturato in un generatore di lead qualificati grazie all’applicazione di metodologie consolidate e l’utilizzo del CRM HubSpot.

Setup dell’ambiente HubSpot e Integrazione di tutti i tool e caricamento del database

Una volta settata la piattaforma, integrati email, social, i vari tool di tracciamento e caricato il database (va benissimo un foglio excel o la lista dei contatti gmail), il sistema comincerà a tracciare in real time tutte le azioni che i contatti svolgono sui touchpoint messi a disposizione dell’azienda (email, pagine web, blog e social post, landing page, visite in store, ecc…) generando una timeline per ciascun nominativo.

Database Cleaning

Si tratta di un passaggio fondamentale. Spesso il database dei contatti è costituito da tantissimi nominativi “sporchi”: indirizzi email non corretti, non più attivi o doppi, mancanza di autorizzazione Gdpr, ecc… il processo di cleaning è funzionale a preparare i dati per l’analisi: vengono rimossi o modificati tutti i dati non corretti, incompleti, irrilevanti, duplicati o impropriamente formattati. Il database risulterà così ottimizzato e pronto per un utilizzo efficace. Inoltre, poiché i piani economici di HubSpot prevedono delle fee crescenti al crescere del numero dei contatti, un database più “piccolo” permette un risparmio a volte non indifferente.

Creazione dei filtri di profilazione e delle liste

Forse uno dei benefici maggiori di un CRM evoluto come quello di HS è la capacità di organizzare i dati in informazioni utili per il lancio di campagne operative. La piattaforma permette di applicare un numero potenzialmente infinito di filtri (anche custom) e di combinarli tra loro secondo una logica “and/or” per creare liste estremamente granulari. Le liste sono dinamiche nel senso che man mano che i contatti eseguono l’azione prevista dal filtro vanno istantaneamente a popolare la lista di riferimento. Possiamo così identificare con estrema facilità e precisione il target a cui vogliamo indirizzare la nostra campagna.

Preparazione degli asset della campagna

Ora è il momento di creare la campagna mettendo a punto tutti gli asset necessari per promuovere la vostra offerta. Ipotizziamo che vogliate lanciare una campagna per la partecipazione a un webinar, probabilmente avrete pensato ai seguenti contenuti:

  • Blog post sulle keyword di riferimento
  • Adv
  • Post sui social
  • Email
  • Landing page
  • Form


HubSpot mette a disposizione dei tool specifici per la realizzazione di ciascuno degli asset sopra elencati, li integra tra loro e traccia la performance di ciascun contenuto.

Creazione del workflow

A questo punto si potrà mettere a terra la strategia operativa creando dei workflow dove, secondo una logica if/then, sarà possibile accompagnare ciascun contatto verso l’obiettivo prefissato.

Di seguito un esempio pratico di  workflow:

  1. a tutti i contatti appartenenti alla lista XY verrà inviata un’email con l’invito ad iscriversi, 
  2. a chi si iscrive il sistema invierà un’email di ringraziamento e, a partire da due giorni prima dell’evento, altre due email che gli ricordano la data e le credenziali di accesso. Chi invece non la apre l’email, riceverà dopo due giorni un’altro invito. 
  3. Un warning informerà ogni commerciale quando un suo prospect si iscrive al webinar.
  4. Dopo l’evento, se il contatto ha partecipato riceverà un’email di ringraziamento e una survey per valutare il gradimento, se non ha partecipato riceverà la registrazione del webinar.
  5. In base alla survey, a tutti i contatti che hanno espresso un interesse particolare verrà assegnato uno score che li qualifica come lead qualificati, inseriti in una successiva campagna di nurturing e inviata notifica al sales team di riferimento.

HubSpot Workflow

Tutto questo senza azioni manuali, se non il setup del workflow che, come si vede nell’immagine sotto è estremamente intuitivo da impostare grazie all’interfaccia Drag and Drop!

Guida CRM relazionale

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